In het kader van ‘de rehabilitatie van de manager’ bespreek ik een aantal cases. Dit keer betreft het een manager die wordt benoemd als leidinggevende van een stafafdeling Algemene Zaken (AZ). Hij is nog jong en ‘eager’ en wil laten zien dat hij goed kan managen. De afdeling heeft een formatie van 30 medewerkers (24 FTE). Het takenpakket is erg breed; van IT-ondersteuning tot typewerk, van marketing tot kwaliteitsondersteuning, van managementinformatie tot administratie. Last but not least was de afdeling (in persoon van de manager) verantwoordelijk voor het maken van het Middellange Termijn Plan (MTP). De afdeling heeft slechts interne klanten nml collega’s van de productieafdelingen. Zijn voorganger had de bezetting van de afdeling fors uitgebreid vanwege toename van de werkzaamheden, maar desondanks was er een voortdurende stroom klachten over de levertijden en de kwaliteit van het werk van AZ.  Er moest – volgens de leidinggevende van de manager – krachtdadig worden opgetreden.

De manager besloot eerst om eens rustig met alle leidinggevenden van de productieafdelingen te gaan praten. Wat waren hun wensen mbt het werk van AZ en hoe waardeerden zij nu inzet en productie. Bij elk gesprek nam hij twee andere medewerkers van zijn afdeling mee. Na vier weken was er een helder beeld aangaande de wensen van de klanten (‘de vraag’) . Nu was het zaak om samen met de medewerkers van AZ na te gaan hoe aan de vraag kon worden voldaan. Het bleek snel – en tot grote opluchting – dat een deel van de werkzaamheden waarmee de AZ-ers druk waren, niet voortvloeiden uit de actuele  wensen van de klanten. Een flink deel van het werk bestond uit klussen die in het verleden ooit waren opgedragen maar die nooit waren gestopt. Men bleef braaf dat werk doen  - zoals opgedragen – waarbij nieuwe opdrachten en klussen via de manager (als aanspraakpunt voor de afdeling) op de stapel kwamen. Besloten is om eerst  te focussen op de actuele vraag en tzt de ‘oude klussen’ met de productieafdelingen door te lopen en  te besluiten of ze nog prijs stelden op  de uitvoering daarvan.

Onder leiding van de manager hebben de medewerkers hun eigen werk doorgelicht, op een aantal punten de procesgang verbeterd – altijd in overleg met ‘de klant’ zoals dat hoort bij een ondersteunende afdeling – en samen met de klant afspraken gemaakt over output en timing van de werkzaamheden. Tevens is afgesproken dat medewerkers van de afdeling zelf – namens de afdeling – periodiek met de productieafdelingen nagaan of een en ander voor beide patijen naar tevredenheid verloopt.

De hoeveelheid werkzaamheden nam drastisch af. Bovendien werd door een betere samenwerking met de klanten tijd bespaart, doordat er veel minder fouten werden gemaakt. Uiteindelijk ging de bezetting van de afdeling AZ terug naar 18 medewerkers (15 FTE). De ‘boventalligen’ konden aan de slag binnen de productieafdelingen of elders  en de ‘blijvers’ werkten met zichtbaar plezier aan ‘hun’ takenpakket. De hoeveelheid klachten nam af en de waardering voor het werk van de afdeling nam toe.

Resumé

 De manager bepaalde dat er zou worden samengewerkt met de klanten van zijn afdeling. Niet door hem, maar door de medewerkers van zijn afdeling (organiseren betrokkenheid). Samen met hun klanten hebben ze de functioneringsproblemen aangepakt, waarbij de rol van de manager afwisselend sturend en faciliterend was (eigenaarschap van proces). Hij koos er nadrukkelijk voor om zijn verantwoordelijkheden te delen met zijn medewerkers, die zelf mochten bepalen hoeveel verantwoordelijkheid  zij aandurfden (benutten diversiteit). Bovendien heeft hij geregeld dat er tussen de medewerkers van AZ en hun klanten peirodiek wordt geëvalueerd (feedback georganiseerd). Het heeft geleid tot een drastische sanering van het medewerkersbestand, maar dat was het effect van de bewustwording van alle medewerkers van AZ  en hun klanten en het als gevolg daarvan beperken van de workload.

 Kent u ook van dit soort voorbeelden van een goed samenwerking tussen de manager en diens medewerkers? Vindt u (met mij) dat deze manager het 'goed’ heeft gedaan? Heeft u zelf ervaringen met zo’n manager of bent u er misschien zelf een die op een vergelijkbare of andere manier te werk gaat? Ik ben benieuwd naar uw reactie en uw verhaal.

Dat kan als commentaar op deze blog (zie hieronder). U kunt mij ook mailen op leendert.baris@stratch.nl

 De volgende blog gaat over het managen van een project.