Managers zitten in het verdomhoekje. Ik heb daarover eerder geschreven. Na een blog over een klantgerichte manager, nu de focus op een van de lastigste managersrollen: de projectmanager.  Projecten leiden altijd (nou ja) tot een vooraf vastgesteld  en voor ieder zichtbaar resultaat. En wat constateren we met z’n allen:  projecten leveren nooit wat wordt beloofd, het budget wordt altijd overschreden en de deadline (liever: mijlpaal) wordt zelden of nooit gehaald.  Denk aan de Betuwelijn, Noord-Zuidlijn in Amsterdam, IT-projecten bij politie, UWV en Belastingdienst en ontelbare IT-projecten, reorganisaties en cultuurveranderingen in het bedrijfsleven. En daar is de projectmanager toch verantwoordelijk voor? Nou….laten we vaststellen dat de projectmanager ervoor verantwoordelijk wordt gehouden. Rest de vraag of dat terecht is en hoe het komt dat projecten vaak zo’n teleurstellend resultaat kennen.

Even kort door de bocht: het is niet terecht dat de projectmanager verantwoordelijk wordt gehouden voor alle projectmalaise die ik hiervoor kort weergaf.

Ten eerste is niet de projectmanager maar de opdrachtgever ( ook wel ‘executive’) verantwoordelijk voor het project. De leiding over de dagelijkse uitvoering ligt bij de projectmanager. U denkt dat dat anders is? Neem dan een project in gedachten binnen uw bedrijf of anderszins in uw omgeving. Beantwoord de volgende vraag: wie is bevoegd om het project te starten en te stoppen? Wie gaat er over het beschikbaar stellen van geld, de inzet van mensen  en middelen?  Dat dacht ik ook! De opdrachtgever dus.

In de tweede plaats is in veel projectmanagementmethoden een prominente plaats ingeruimd voor de zogenaamde businesscase. In dat document wordt hoofdzakelijk vastgesteld wat het probleem  is, of en hoe het kan worden opgelost (wat doen we wel / niet en met welke kwaliteit) en hoe groot investering en baten zullen zijn. Daaraan gekoppeld wordt bepaald welke risico’s een goed projectresultaat bedreigen en wat daaraan of daartegen eventueel kan worden gedaan en hoeveel tijd is gemoeid met het project.  De opdrachtgever stelt vast wat de scope is, hoeveel tijd het project mag duren, hoeveel het mag kosten en welke kwaliteitseisen gelden ten aanzien van het projectresultaat. Binnen die grenzen – met een zekere marge – heeft de projectmanager mandaat om het project uit te voeren. Als het project dreigt over een van die grenzen te gaan (bijvoorbeeld omdat een risico manifest wordt), dan zal de opdrachtgever moeten besluiten of het project wordt gestopt of doorgezet.

Waarom gaat het met projecten zo vaak fout? Als je projecten die niet naar tevredenheid zijn verlopen analyseert, dan zie je de volgend kenmerken.

Om te beginnen wordt er voetstoots vanuit gegaan dat de door de opdrachtgever aangedragen oplossing (“we willen een brug, een systeem, een spoorlijn, een aanpak, een cultuurverandering”) ook daadwerkelijk het probleem oplost. Doorvragen en goed analyseren door de projectmanager en diens multidisciplinaire team is daarvoor het panacee. Wat lossen we op met dit project, wat heb je er al eerder aan gedaan, waarom hielp dat niet, enzovoorts? Maar daar is in de regel geen tijd voor: het heeft al lang genoeg geduurd, het is een commerciële kans-uit-duizenden etc.

Vervolgens wordt een scope vastgesteld (wat doen we wel/niet en hoe ‘goed’ lossen we het probleem op). Op basis daarvan wordt het budget bepaald, de timebox vastgesteld en de risico’s in kaart gebracht. Hierbij geldt doorgaans, dat de wens de vader van de gedachte is. We willen snel een resultaat, tegen minimale kosten en het werk moet worden verricht naast de bestaande activiteiten (“de winkel blijft open!” en dus denken we dat het ook snel en goedkoop kan.

Dus resumerend: we hebben een gerede kans dat ‘het probleem’ niet, deels of niet helemaal is opgelost en een projectaanpak geaccordeerd die wellicht (als alles mee zit) leidt tot het bedacht projectresultaat: PRETTIGE WEDSTRIJD!

Projectmanager zijn is een heerlijke rol of functie. Maar zonder goede projectmanagementmethode en een opdrachtgever die de eigen rol en plaats kent en goed uitvoert wordt het erg lastig om als projectmanager succesvol te zijn.

Herkenbaar? Overtuigend? Of valt dit ook in de categorie ‘Bullshit’ van Jos Verveen. Ik lees graag uw reacties. Dat kan via een ‘comment ‘  (zie onder deze blog) of via een mailtje aan leendert.baris@stratch.nl . Ik ben benieuwd