Managers lijden aan agandaterreur. Dat constateer ik als ik een afspraak met een manager wil maken. Hele dagen zijn vol gepland van de eerste tot de laatste minuut. Vergadering na vergadering, werkgroepen, projectgroepen, stuurgroepen en zogenaamde ‘bila’s ‘(gesprek onder vier ogen). ’s Avonds en in het weekend draait het geheel gewoon door. Mooi moment om stukken te lezen, iets te schrijven, mail weg te werken en wat te bellen. Maar wanneer heb je dan nog tijd om ‘gewoon’ met je medewerkers te praten over hen, jouw en hun werk, hun visies en de jouwe en hun persoonlijke ontwikkeling?  Voor coachen is eigenlijk geen tijd, dus dat doen we in twee formele gesprekken (if any) per jaar. Wanneer heb je dan tijd om over je eigen ontwikkeling na te denken, laat staan daarin tijd te investeren? En je gezin; maak je daar dan nog echt deel van uit? Het wordt tijd om te veranderen, om het slimmer te doen. Yes we can! Het is zo simpel....
 

Zelf heb ik ook in die tredmolen rondgedraaid. Het gebeurt je gewoon zonder dat je het door hebt. De managementassistent wordt door allerlei functionarissen benaderd om een afspraak met je te maken. Meestal worden die allemaal ingepland. Als de week eigenlijk al ‘vol’ zit, worden de ‘spoedjes’ erg vroeg, erg laat of tijdens lunchtijd gepland (‘met broodje op de kamer’). Bovendien vereist de functie vaak dat je ergens bij aanwezig bent en dat je de business-unit vertegenwoordigd in een of ander gremium op ‘corporate level’. Binnen de Multi-National waar ik werkte op ‘senior-vice-president-level’ wordt er van uitgegaan dat je – op dat niveau in de organisatie - 24/7 in dienst bent.

Daar is op zichzelf niets mis mee. De beloning is er naar dat je meer beschikbaar bent dan tussen 9 en 17 uur. En het is ook leuk om in zo’n bedrijf een verantwoordelijke positie te vervullen en leiding te geven aan grote organisatieonderdelen en grote groepen medewerkers.
Maar als dat leidt tot agandaterreur dan wordt het al minder leuk. Langzaam wordt je gesloopt, gaan de prestaties achteruit (ja, ook daar!!) en verdwijnen het werkplezier en de energie.

 Wie is de baas over diens eigen agenda? Wie schrapt vanaf nu zodanig in alle dagelijkse afspraken (‘de ingestudeerde danspasjes’) dat de helft van de ‘kantoortijd’ kan worden doorgebracht met en bij de medewerkers van de unit waaraan hij of zij leiding geeft? Wie stop nou eens met dat vergaderen en zorg ervoor dat hij zijn medewerkers in staat stelt om hun werk zodanig te doen met uitstekende resultaten, veel werkplezier en volop rest-energie.  Als je dagelijks gedurende ten minste de helft van de werktijd al je energie besteed aan je medewerkers, hoef je ook veel minder te  vergaderen over ‘issues’, pijnpunten en operationele problemen. Gewoon samen met je mensen werken, problemen tackelen en on-the-spot oplossen. Zij hebben veel verstand van hun werk en je hoeft alleen maar aan ze te vragen om het te gebruiken. Minder spreadsheets, minder rapportages en meer menselijk contact, beter prestaties (ja, ook daar!!), meer werkplezier en een lager ziekteverzuim. Niet op je kamer mensen uitnodigen (‘mijn deur staat altijd open’), maar hen ontmoeten aan het bureau, aan de balie of in de werkplaats. Misschien kom je dan ook nog een klant tegen! Da’s in het begin even schrikken, maar dat went. Het zijn namelijk ook gewoon mensen (en geen relatienummers), dus ze praten gewoon terug als je wat vraagt.

Weg met die agendaterreur en lang leve het werkplezier. Dat is Het Slimme Werken : werken in een vitale organisatie met vitale mensen. Ik heb het zelf ondervonden en maak je graag deelgenoot van mijn ervaringen. Voor een voorproefje, check  http://tiny.cc/x8ktw